Bouwprojecten zijn vaak complex. Tijdens de ontwerp- en de bouwfase werken veel verschillende partijen samen aan één einddoel. Door de vele betrokken partijen ontstaan er al snel miscommunicaties en problemen, waardoor een project dreigt uit te lopen, zowel in tijd als in kosten.

Hoe zorg je ervoor dat een dergelijk complex project beheersbaar blijft, zodat alle betrokken partijen weten wat er van hen verwacht wordt en een project op tijd en binnen het budget wordt opgeleverd?

Met projectbeheersing behoud je het overzicht, breng je de risico’s in kaart, zorg je ervoor dat het project beheersbaar blijft.

Om erop toe te zien dat een project op tijd, volgens de afspraak en binnen het budget wordt opgeleverd is het belangrijk om gebruik te maken van projectbeheersing. Deze dienstverlening rust op vier belangrijke pilaren:

1. Risicomanagement
2. Change management
3. Voortgangrapportages
4. Prognoses

We nemen je graag mee in de waarde van projectbeheersing en de vier pilaren waarop ze rusten.

1. Risicomanagement in de bouw

Bouwprojecten hebben een lange doorlooptijd en zijn vaak complex. Tijdens ieder bouwproject gaan er daarom dingen anders dan voorzien, het is onvermijdelijk. Maar door de risico’s van een bouwproject helder in kaart te brengen kunnen de kostenverhogende gebeurtenissen tot het minimale gereduceerd worden en de consequenties ervan in een reservering worden voorzien.

Wat is risicomanagement in de bouw

Risicomanagement in de bouw is het actief managen van de potentiële risico’s die bij een bouwproject komen kijken. Een risico is een kans op een omstandigheid die de doelstellingen voor het bouwproject op een positieve of negatieve manier kan beïnvloeden.

Door middel van risicomanagement kunnen de risico’s in kaart gebracht worden, om vervolgens te analyseren en om erop te reageren, om zo realistische maatregelen (tijd, geld en/of mitigerende acties)  te definiëren om vervolgens te managen.

Wat zijn de belangrijkste bronnen van risico’s voor in de bouw?

Er zijn veel verschillende oorzaken waardoor een bouwproject negatieve effecten van risico’s kan oplopen, waarvan de onderstaande enkele voorbeelden zijn:

• Wijzigingen in de scope

Gedurende een bouwproject worden er vaak wijzigingen doorgevoerd zonder dat hier bewuste keuzes in worden gemaakt. Deze ongeregistreerde wijzigingen zorgen in de regel voor meer werk, waardoor het bouwproject dreigt uit te lopen.

• Onvoldoende vakkennis of motivatie van medewerkers

Bij bouwprojecten waar medewerkers veel ervaring mee hebben verlopen de processen soepel en gaat er relatief weinig fout. Komen er echter uitdagingen naar voren tijdens het bouwproces, dan ontstaan er al snel meer risico’s op fouten.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruiken van geheel nieuwe technieken of materialen die een andere manier van werken vergen.  Bij dergelijke situaties is het belangrijk dat er goed in kaart wordt gebracht welke risico’s er mogelijk ontstaan, zodat ze voorkomen kunnen worden.

• Invloeden van buitenaf

Bij ieder bouwproject komen invloeden van buitenaf kijken. Denk hierbij aan het aanvragen van vergunningen, wijzigende regelgevingen waaraan voldaan moet worden, maar ook aan verschuivingen in de arbeidsmarkt en weersinvloeden.

• Slechte samenwerking

Door de complexiteit van bouwprojecten en de vele verschillende partijen die aan een bouwproject samenwerken, liggen problemen al snel op de loer. Daar komt ook nog eens bij kijken dat er een cultuur van samenwerken ontbreekt binnen de bouwbranche.

Integraal ontwerpen en bouwteam zijn manieren om het samenwerkingsproces te bevorderen, maar door projectbeheersing toe te passen kun je goed op dit proces toezien en risico’s op miscommunicaties en problemen voorkomen.

Het risicomanagementproces

1. De belangrijkste doelstellingen voor het risicomanagementproces in kaart brengen
2. Risico’s identificeren en koppelen aan kansen en bedreigingen ten opzichte van de doelstellingen
3. Geïdentificeerde risico’s worden gecategoriseerd op basis van impact om te bepalen welke risico’s actief gemanaged moeten worden
4. De kritische risico’s worden nader beoordeeld en gekoppeld aan acties om de risico’s volledig uit te sluiten, over te dragen of te mitigeren
5. De impact van de risico’s worden inzichtelijk gemaakt (kans*geld of kans *tijd) en middels een Monte-Carlo analyse gekwantificeerd zodat er een correcte risicoreservering wordt gemaakt.
6. Er wordt geëvalueerd of met het managen van de risico’s het beoogde resultaat is behaald en er worden lessen uit getrokken om het proces te optimaliseren

 

2. Change management tijdens bouwprojecten

Tijdens een bouwproject doen er zich tijdens de ontwerp- en zelfs de bouwfase veel wijzigingen voor. Net zoals het maken van fouten, zijn ook aanpassingen een onvermijdbaar onderdeel van het proces. Als deze aanpassingen niet goed gemanaged worden, dan ontstaan er gedurende de loop van een bouwproject veel onvoorziene problemen die tijdgevolgen en geldgevolgen hebben voor een bouwproject.

Wat is change management in de bouwsector?

Change management biedt een gestructureerde aanpak om de wijzigingen binnen bouwprojecten op een goede manier vorm te geven, zodat het project binnen de beoogde tijd en het budget wordt opgeleverd.

Alhoewel de grootte van de wijzigingen, de scope van het project en de complexiteit van de aanpassingen verschillen per bouwproject, komen er in ieder bouwproject wijzigingen voor.

Het in goede banen leiden van deze wijzigingen is een grote uitdaging. Met change management worden de wijzigingen geïnventariseerd, geanalyseerd, goedgekeurd en gedocumenteerd voordat ze worden doorgevoerd.

Het change management proces:

1. Identificeer de gewenste wijziging en zorg dat de wijziging gecommuniceerd wordt met de juiste personen
2. Maak een inschatting van de impact op de primaire factoren die beïnvloedt zullen worden: tijd, kosten, scope en risico. Bepaal waar eventueel aanvullend budget vandaan komt (risico reservering, reservering onvoorzien, of aanvullend budget) en hoe de tijdsimpact wordt opgenomen (uitloop van bouwtijd)
3. Zorg voor formele goedkeuring van de voorgestelde wijzigingen.
4. Het communiceren en documenteren van de wijzigingen. Door alles te documenteren, weet iedereen waarom de wijzigingen plaatsvinden, wat er wordt gewijzigd en wat de impact hiervan is. Impact op tijd en geld is duidelijk en kan worden in de rapportages (zie Hx)
5. Uiteindelijk worden alle goedgekeurde wijzigingen doorgevoerd. Alle partijen en de opdrachtgever zijn voorbereid op alle wijzigingen, de documentatie is voldaan en iedereen weet wie wat gaat doen.

Rapporteren: een cruciaal onderdeel in het bouwproces

Gedurende het bouwproces is het cruciaal om periodiek te rapporteren hoe het bouwproces verloopt.

Rapportages zijn bedoeld als de enige bron van waarheid tijdens het bouwproces. Niet alleen over de vastgestelde doelstellingen van het project, maar ook hoe dit project presteert ten opzichte van deze doelstellingen.

Door de KPI’s (Key Performance Indicators) en trends uit de verzamelde gegevens vanuit alle verschillende disciplines samen te brengen, kunnen we de onderliggende oorzaken en patronen van ondermaatse prestaties boven water brengen.

Rapportages zorgen ervoor dat er op de juiste dingen gefocust wordt, zodat op basis hiervan de juiste beslissingen genomen kunnen worden.

De hoofddoelen van rapporteren:

• – Een enkele bron van waarheid verschaffen over het gehele bouwproject
• – De belangrijkste stakeholders op de hoogte houden van de prestaties van het bouwproject
• – De teams voorzien van accurate en volledige informatie
• – Diepgaande analyses en prestatiegegevens verschaffen
• – De status en trends leveren op overeengekomen KPI’s
• – Consistente gegevens en procedures garanderen

 

Van belang bij het opstellen van rapportages is is dat er een duidelijke rapportagestructuur is in zowel rapportageperiode (maandelijks, per kwartaal) als de einddatum van de rapportdate (laatste vrijdag van de maand)

De rapportages: periodieke evaluatiemomenten

Rapportages kunnen met verschillende niveaus van detail en voor verschillend publiek worden opgesteld. Een voorwaarde hierbij is dat ieder rapport naadloos aansluit bij een rapportage aan een hoger echelon. Een mogelijke indeling hiervoor zou kunnen zijn:

Wekelijkse dashboards voor leidinggevenden

Deze rapportages laten de meest gedetailleerde informatie zien over het project en de voortgang. In de rapportage worden onder andere de volgende punten besproken:

• – De voortgang van het ontwerpproces of de aannemers op de bouwlocatie
• – Productiviteit
• – Mankracht
• – Tendensen in het ontwerp
• – Openstaande vragen

 

Het forum dat gebruikt wordt om deze wekelijkse updates te presenteren zijn de uitvoerende projectverantwoordelijke, die wordt geleid door de Subject Matter Experts (SME’s) van elk discipline om het leidinggevende team belangrijke updates te bieden.

Maandelijkse project updates

Maandelijks wordt de informatie uit de wekelijkse dashboards samengevat en aangevuld tot een management rapportage. Hierin komen onder andere de volgende onderwerpen aan de orde:

• – Contractprestaties
• – Bouw- en investeringskosten, inclusief wijzigingen
• – De planning
• – Risico’s
• – Kritieke aandachtspunten
• – Raakvlakken met andere projecten

 

Deze punten geven een overzicht van hoe de controles worden toegepast en waar ondermaatse prestaties of escalatie door het leiderschapsteam vereist is. De maandelijkse rapportages worden gemaakt en gepresenteerd door het projectteam en fungeren ook als een verslag over de prestaties van het project.

Directie/board rapportages

Tenslotte kan op Directie/Board niveau periodiek verslag worden gedaan van het project, waarbij gebruikmakend van de informatie uit de maandelijkse project updates de benodigde voortgang (of gebrek daaraan) wordt gerapporteerd.

De laatste fase van projectbeheersbaarheid: de voorspelling

Een belangrijk onderdeel volgend uit onder andere het risicomanagement en changemanagement, is het opstellen van prognoses. Van belang is dat gedurende het gehele project een duidelijke voorspelling gemaakt kan worden of het bouwproces binnen het budget en de beoogde planning behaald kan worden. Bijsturing kan op basis van de juiste prognoses tijdig worden gedaan waarmee onvoorziene kosten of uitloop van de bouwtijd (risicos) voorkomen kan worden.

De kostenvoorspelling

kostenvoorspelling/ prognoses worden opgenomen in de maandelijkse rapportages. Het voortdurend op de hoogte houden van het leiderschapsteam en andere stakeholders is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat zij de juiste beslissingen kunnen maken op het juiste moment.

De financiële status is gebaseerd op een enkele bron van waarheid (single source of truth), met alle variabelen en kostengegevens, die consequent berekend worden tijdens elke rapportageperiode.

De belangrijkste datapunten die het geïntegreerde team dat gaat over de kostencontrole bewaken, beheren en waarover zij rapporteren zijn:

• – De basisbegroting/ budget
• – Goedgekeurde wijzigingen in de begroting
• – Contractwaarde (bij gunning)
• – Goedgekeurde wijzigingen
• – Toekomstige/ nog te plaastsen contracten
• – Potentiële kostenimpact (prognoses)
• – Totale geprognotiseerde kosten voor het project (prijs einde werk)
• – Waarde van het uitgevoerde werk
• – Verschillen ten opzichte van de vorige maand

 

Het is voor de voorspelling van essentieel belang dat er één enkele bron van waarheid blijft bestaan door de informatie van de verschillende deelnemers in het projectteam te bundelen. Dit is onderdeel van de maandelijkse project updates. De gegevens over de kosten worden verzameld in een kostenrapportage.

Voorspelling van de totale investeringskosten

De voorspelling van de totale investeringskosten zijn gebaseerd op de volgende data:

• – Geplande investeringskosten op basis van het goedgekeurde budget en planning.
• – Werkelijk gefactureerde bedragen c.q. waarde van het uitgevoerde werk.
• – Geprognosticeerde investeringskosten op basis van daadwerkelijk gefactureerde bedragen, en de prognose van de nog uitstaande bedragen op basis van verplichtingen en voorspelde kosten bij einde werk.

 

De actuele status wordt periodiek met de Business Controls en de financiële teams geëvalueerd om eventuele verschillen met financiële / boekhoudsystemen en de gerapporteerde werkelijke uitgaven te vergelijken.

Voor de prognoses wordt de planner ingeschakeld om inzicht te krijgen en de algemene voortang van het bouwproject te veronderstellen. Daarnaast wordt de projectmanager die toezicht houdt op de kosten van het grotere geheel ingeschakeld om de maandelijkse prognose van de aannemer te verkrijgen. Zodra alle partijen hun prognoses hebben verstrekt, worden deze in de totale projectkosten opgenomen en gepresenteerd.

Meer weten over projectbeheersbaarheid? Neem contact op

Als je ervoor wilt zorgen dat jouw volgende bouwproject op tijd en binnen budget verloopt, dan is projectbeheersing in de bouw onmisbaar. IGG is de ideale partner om ervoor te zorgen dat jouw project van begin tot eind soepel verloopt.

Wil je meer weten over projectbeheersbaarheid voor jouw volgende bouwproject? Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek wat wij voor jouw bouwproject kunnen betekenen.